Wprowadzenie

Gdy zaczynałem pracę nad Promedheusem, widziałem, jak trudna może być codzienna komunikacja i organizacja w szpitalach. Zbyt wiele spraw wymagało papierów, notatek i telefonów, a przez to lekarze oraz pielęgniarki tracili cenny czas. Dlatego zaprojektowałem system, który daje wszystkim szybki dostęp do harmonogramów, statusów pacjentów i ważnych analiz. Dzięki temu personel może po prostu skupić się na tym, co najważniejsze – opiece nad chorymi.
Jako Product Designer koordynowałem pracę zespołu na każdym etapie projektu – od badań i prototypów, po współpracę z programistami.

Kontekst biznesowy

Zanim powstał Promedheus, w szpitalach panował chaos organizacyjny – wszystko działało na papierze i przez telefon. Zdarzały się pomyłki w grafiku, a ważne informacje często ginęły gdzieś „po drodze”. Chcieliśmy to zmienić i stworzyć rozwiązanie, które usprawni pracę całego zespołu.
Podsumowanie:

• jeden wspólny system dla lekarzy, pielęgniarek i personelu,
• łatwy dostęp do harmonogramów i statusów pacjentów,
• koniec z przypadkowymi notatkami i ustnymi ustaleniami.

Wyniki i wpływ

Już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu Promedheusa zauważyliśmy, że codzienna praca zespołu stała się sprawniejsza, a rozwiązywanie nawet złożonych zadań – po prostu prostsze. Feedback od personelu był bardzo pozytywny. Najważniejsze efekty naszej pracy to:

• oszczędność aż 75 minut dziennie na każdej sali operacyjnej, co pozwoliło zespołom wykonywać więcej zabiegów i znacznie poprawiło opiekę nad pacjentami,
• 350 000 zł rocznie oszczędności na salę dzięki zmniejszeniu ilości ręcznej pracy i eliminacji błędów komunikacyjnych,
• wzrost przychodów z bloku operacyjnego o 8–12% poprzez lepsze wykorzystanie zasobów,
• zwiększona satysfakcja użytkowników – prosty interfejs i scentralizowany dostęp do informacji sprawił, że personel sam chętnie polecał rozwiązanie.

„W końcu mamy jedno narzędzie, które naprawdę rozumie specyfikę pracy szpitala” – podsumował jeden z chirurgów.

Problem i cele

Na początku największym problemem był ciągły chaos informacyjny. Brak jasnej komunikacji powodował, że często trzeba było uzupełniać lub poprawiać dane ręcznie, a zdarzały się nawet odwołania zabiegów. Chciałem rozwiązać te trudności, by praca szpitala była płynniejsza i bardziej przewidywalna.

Podsumowanie:

• uproszczenie wymiany danych między zespołami,
• automatyzacja planowania operacji oraz monitorowania ich przebiegu,
• zwiększenie efektywności pracy i zadowolenia personelu.

Opis projektu

Promedheus to kompleksowy system, który pomagał w codziennej pracy szpitalnego zespołu od 2020. Zaprojektowałem go tak, by realnie wspierał lekarzy, pielęgniarki, rejestratorki, administrację, dyrekcję i decyzyjny personel medyczny – każdy mógł skorzystać z rozwiązań, które ułatwiają i porządkują ich codzienne zadania.

Najważniejsze było dla mnie, aby każdy użytkownik widział tylko te informacje, które są mu potrzebne i mógł wykonać najważniejsze czynności w kilku prostych krokach. Opracowałem ponad 200 ekranów, zadbałem o przejrzystość interfejsu oraz prostotę obsługi na różnych urządzeniach – od komputerów po tablety i ekrany TV.

• Cztery główne moduły:
  1. Plan operacyjny – planowanie zabiegów, przydzielanie sal i osób, szybkie przesuwanie operacji w harmonogramie.
  2. Blok operacyjny – widok na TV i tabletach, prezentujący statusy sal oraz operacji na żywo, co znacząco ułatwia koordynację nawet podczas najbardziej intensywnych dni.
  3. Ruch chorych – panel optymalizujący zarządzanie łóżkami i rozmieszczeniem pacjenta.
  4. Statystyki i analizy – szybki dostęp do danych, raportów oraz prognoz, z opcją eksportu i filtrowania informacji.
• Sprzęt i technologia:
  • dedykowana aplikacja webowa obsługiwana zarówno na komputerach, jak i tabletach oraz dużych ekranach TV,
  • specjalna aplikacja Android – do pracy ze ścieżką pacjenta w szpitalu m.in. na salach operacyjnych,
  • integracja ze sprzętem już obecnym w szpitalu - ze względu na wykorzystanie rozwiązań webowych.
• Iteracyjny rozwój:
  • regularne wdrażanie feedbacku – system był stale rozbudowywany, a każdy nowy moduł powstawał na podstawie rozmów z personelem,
  • początkowy pilotaż w jednej placówce, potem kolejne ulepszenia,
  • testowanie i wdrażanie nowych funkcji, np. algorytmów AI do prognozowania obłożenia sal.
• Podsumowanie:
  • ponad 200 dopracowanych ekranów,
  • system dostępny na różnych urządzeniach,
  • ciągły rozwój zgodny z realnymi potrzebami użytkowników.

Timeline (2020–2025)

Poniżej przedstawiam, jak projekt rozwijał się etapami.

• 2020, miesiąc 1
  Research & discovery: wywiady, analiza procesów, warsztaty, pierwsze wireframe’y.
• 2020, miesiące 2–5
  Design & weryfikacja: tworzenie UI, prototypowanie i testy akceptacyjne z grupą pilotową.
• 2021
  Development & wsparcie: wdrożenie modułów plan operacyjny i statystyki, szkolenia, migracja danych.
• 2022–2023
  Iteracje & nowe moduły: projektowanie i wdrożenie modułu Ruch chorych.
• 2024
  Optymalizacje: usprawnienia interfejsów bloku operacyjnego, poprawa ergonomii tabletów.
• 2025
  R&D AI: wprowadzenie algorytmów do prognozowania obłożenia sal i rekomendacji zasobów w module analiz.

Proces badawczy

Od początku zależało mi, żeby Promedheus odpowiadał na realne potrzeby osób pracujących w szpitalu. Dużo czasu spędziłem na obserwacji codziennej pracy personelu – słuchałem ich historii, pytałem o największe wyzwania i analizowałem szpitalne dokumenty.
Metody: wywiady focusowe, pogłębione, analiza dokumentów szpitalnych i warsztaty z zespołem medycznym na różnych poziomach szpitala.

Skorzystałem z kilku metod:

• prowadziłem warsztaty z zespołem, wspólnie rozrysowaliśmy etapy pracy i punkt po punkcie opisywaliśmy najważniejsze trudności,
• przeprowadziłem wywiady – nie tylko fokusowe, ale też pogłębione, żeby dokładnie zrozumieć codzienne problemy lekarzy, pielęgniarek i administracji,
• analizowałem dokumentację oraz procedury, by lepiej poznać zasady działania szpitala.

Dzięki temu szybko zobaczyłem, jak bardzo wszystkim zależy na prostocie, szybkim dostępie do danych i ograniczeniu zbędnych formalności. Często okazywało się, że nawet drobna zmiana widoku albo sposób prezentowania informacji ma ogromny wpływ na komfort pracy i efektywność zespołu.

„Pracowałem na wielu systemach, ale żaden nie był tak łatwy i nie wymagał dzwonienia do działu IT”.
„Chciałbym mieć taki system w innych placówkach”.
„Jedno kliknięcie na tablecie i wzywamy pacjenta – nie trzeba czekać, aż ktoś odbierze telefon”.

Podsumowanie:

• badania prowadziłem z realnym personelem,
• korzystałem z wywiadów, warsztatów i analizy dokumentów,
• wszystkie wnioski przekładałem na konkretne rozwiązania w projekcie.

Rozwiązania projektowe

Na bazie zebranych danych zaprojektowałem cztery kluczowe moduły, które odpowiadają na codzienne potrzeby zespołu medycznego. Chciałem, żeby każde rozwiązanie było naprawdę wygodne i intuicyjne – żeby osoba z personelu od razu wiedziała, co i gdzie może zrobić.

• Plan operacyjny: zbudowałem czytelny interfejs do wpisywania i modyfikacji listy zabiegów. Wystarczy jedno kliknięcie, by przesunąć operację w harmonogramie, zmienić salę lub uaktualnić zasoby. Wizualne podpowiedzi pomagają unikać błędów w przypisywaniu personelu. Dzięki wizualnym podpowiedziom uniknąłem błędów w alokacji personelu i sal.
• Blok operacyjny: tutaj status sal i pacjentów prezentowany jest na dużych ekranach TV i tabletach – wszystko aktualizuje się na żywo, więc zespół widzi, gdzie i kiedy trzeba działać. Umożliwiło to sprawne zarządzanie nawet podczas najbardziej intensywnych dni. -zredukowało to czas koordynacji.
• Ruch chorych: panel dla rejestratorek powstał tak, by wszystko było pod ręką: informacje o pacjencie, lista zadań, notatki od innych użytkowników. Dodałem algorytm optymalizacji przydziału łóżek, dzięki czemu rozkład pacjentów stał się przewidywalny i prosty. optymalizacji przydziału łóżek, co usprawniło zarządzanie obłożeniem oddziałów.
• Statystyki i analizy: w tym module użytkownicy mogą szybko przeglądać kluczowe metryki, filtrować dane, sprawdzać raporty według sal i dat, a także eksportować wyniki do dalszej analizy.

Dzięki tak dopasowanym modułom pracownicy szpitala zyskali narzędzie, które wspiera ich pracę na każdym etapie procesu operacyjnego, redukując czasochłonne czynności manualne i minimalizując ryzyko pomyłek.

Persony i scenariusze użycia

Od początku wiedziałem, że system musi służyć różnym osobom – każda z nich ma inne potrzeby i zadania. Poznałem wiele historii, dzięki którym mogłem lepiej zrozumieć ich codzienność i dostosować rozwiązania do realnych oczekiwań.

• Anna, koordynatorka bloku operacyjnego „Bardzo ważne jest dla mnie, by mieć szybką kontrolę nad harmonogramem zabiegów. Lubię, gdy wszystko układa się logicznie, a zmiany nie wymagają telefonów i nerwowego szukania informacji. Liczy się klarowność oraz natychmiastowe powiadomienia o zmianach.”
• Tomasz, chirurg „W pracy skupiam się na pacjentach. Cenię system, który informuje mnie tylko o ważnych rzeczach. Każde ułatwienie – np. podgląd statusu sali – to dla mnie realna oszczędność czasu i mniej stresu.”
• Kasia, pielęgniarka „Najbardziej doceniam szybkość i porządek – chcę wiedzieć, które zadania mam wykonać, mieć listę ważnych informacji i łatwy kontakt z innymi. Prosty interfejs pozwala mi lepiej zadbać o pacjentów.”
• Ewa, rejestratorka medyczna „Na moim stanowisku liczy się sprawne przekazywanie i potwierdzanie danych. Potrzebuję narzędzi, które automatyzują powtarzalne czynności i ograniczają pomyłki.”

Podsumowanie:

• każda persona skupia się na innych aspektach systemu: organizacji, szybkości, jasnych informacjach, niezawodności,
• rozmowy i obserwacje z realnymi użytkownikami pozwoliły mi przygotować rozwiązania idealnie dopasowane do ich codziennych wyzwań,
• zachowałem prosty język i intuicyjne ścieżki tak, aby każda osoba czuła się swobodnie już od pierwszego dnia korzystania z Promedheusa.

Przed i po

Przed Promedheusem zespół pracował na małej aplikacji webowej. Była ona jednak oparta głównie na procedurach zapisanych w wielu formularzach i dodatkowo wspierana papierowymi listami. Takie rozwiązanie prowadziło do częstych pomyłek i ciągłej konieczności dopytywania się o szczegóły.
Po wdrożeniu systemu cały proces został zintegrowany: personel widzi harmonogram w czasie rzeczywistym i wymienia notatki cyfrowo. Decyzje podejmowane są na podstawie rzetelnych danych dostępnych w jednym miejscu.

Design system

Na początku sięgnąłem po framework TailwindCSS, który pozwolił mi szybko budować pierwsze komponenty. Z czasem, w miarę rozwoju projektu, tworzyłem kolejne elementy: od statusów „live” (na TV i tabletach), przez rozwiązania w panelu pacjenta, aż po kafle harmonogramu dla planu operacyjnego.

W trakcie prac:

• Ujednoliciłem inputy i formularze – wszystkie są teraz jasne, dobrze oznaczają opcjonalność i wymagania, a stany akcji (np. hover, focus) są czytelne.
• Podniosłem kontrast i wdrożyłem zmiany związane z WCAG – dostępność stała się ważnym kryterium,
• Cały czas poszerzałem bibliotekę komponentów, bo design system „żyje” i rośnie razem z produktem.

Najważniejsze zmiany w czasie:

• zoptymalizowałem inputy w formularzach – pojawiło się mniej błędów, a użytkownicy lepiej rozumieją komunikaty,
• uporządkowałem kafle harmonogramu – informacje są teraz bardziej czytelne,
• przebudowałem modale i rozbudowałem system notyfikacji.

Dokumentacja:

• przygotowałem README w Figmie (zasady, stany, przykłady, linkowanie),
• sporządziłem nagrania z warsztatów i spotkań wdrożeniowych,
• dokumentacja jest też dostępna w NotebookLM.

Reużywalność:

• bazowanie na TailwindCSS pozwalało przyśpieszyć onboarding nowych osób w projekcie,
• korzystanie z komponentów uprościło nam skalowanie systemu,
• największą poprawę odczuliśmy po ujednoliceniu formularzy, kafli harmonogramów i wspólnych elementów aplikacji (np. podpowiedzi, bannery stanu).

Decyzje po feedbacku

Największy wpływ na jakość projektu miały drobne zmiany w formularzach – czytelne oznaczenia wymagalności pól sprawiły, że użytkownicy rzadziej popełniali błędy i pracowali szybciej. Okazało się, że nawet mikro‑zmiana, jak przeprojektowanie komunikacji wymagań w formularzach, daje duży efekt w codziennej pracy.

Każde rozwiązanie walidowałem przez spotkania z przedstawicielami różnych obszarów, prezentacje oraz testy z prototypami. Na końcu wprowadzałem poprawki już na działającym środowisku – tak, żeby użytkownicy od razu mogli poczuć efekty zmian.

Z czasem zauważyłem, że etap z prototypami jest mniej przydatny niż się spodziewałem – po jego eliminacji proces stał się szybszy, a rezultaty równie dobre. \

Podsumowanie:

• zmiany w formularzach mocno poprawiły komfort pracy,
• mikro-zmiany czasem okazały się najważniejsze dla użytkowników,
• szybko wdrażałem poprawki po konsultacjach i testach,
• uproszczenie procesu walidacji usprawniło rozwój projektu.

Ryzyka

Podczas pracy nad projektem natknąłem się na kilka istotnych ryzyk, które mogły wpłynąć na wynik wdrożenia:

• Zbyt duża ilość wymagań/paraliż analityczny – na początku lista oczekiwań była bardzo długa i groziło to utknięciem na etapie projektowania. Zespół regularnie korygował priorytety, żeby szybciej podejmować decyzje.
• Niska otwartość na zmiany wśród użytkowników – część personelu była przywiązana do starych metod i obawiała się nowego systemu. Rozwiązaliśmy to przez regularne szkolenia i pokazywanie, jak nowe rozwiązania przekładają się na codzienną wygodę.
• Ograniczone zasoby sprzętowe na początku projektu – nie wszędzie było wystarczająco komputerów czy tabletów, więc musiałem dostosowywać rozwiązania do istniejących możliwości.
• Przeciążenie zespołu wdrożeniowego – wszystko testowaliśmy na działającym szpitalu, więc liczyły się szybkie poprawki i gotowość do ciągłego wsparcia po stronie IT i zespołu projektowego.

Wnioski i lekcje

Praca nad Promedheusem nauczyła mnie, że kluczem do sukcesu jest regularny kontakt z użytkownikiem i szybkie wdrażanie poprawek opartych na rzeczywistych potrzebach zespołu. Doceniłem, jak ważna jest prostota i jasność – nawet najmniejsze zmiany w interfejsie mogą zrobić ogromną różnicę.

Co zadziałało:

1. Systematyczny kontakt z użytkownikami i szybka reakcja na potrzeby — regularnie konsultowaliśmy zmiany i od razu wdrażaliśmy najważniejsze poprawki.
2. Iteracyjne podejście – stopniowe wprowadzanie ulepszeń pozwalało na bieżąco dostosowywać system do realnych sytuacji.

Co warto zoptymalizować:

• Priorytetyzacja wymagań na początku projektu – lista była zbyt szeroka, przez co decyzje wydłużały się niepotrzebnie.
• Proces walidacji – mniej czasu na prototypowanie, więcej testów bezpośrednio na produkcyjnym środowisku.
• Edukacja i wsparcie dla zespołu – szkolenia i jasne komunikowanie zmian, co pozwala szybciej pokonać obawy związane z nowymi rozwiązaniami.